Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya
el quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto
las acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un
seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas
en orden lógico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial
de un conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un
trabajo dentro de un ámbito predeterminado de aplicación.
Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del
personal, la determinación de los tiempos de realización, el uso de recursos
materiales, tecnológicos y financieros, la aplicación de métodos de trabajo y
de control para lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes
operaciones de una empresa.
· Las ventajas de
contar con manuales de procedimientos son:
a. Auxilian en el adiestramiento y
capacitación del personal.
b. Auxilian en la inducción al puesto.
c. Describen en forma detallada las
actividades de cada puesto.
d. Facilitan la interacción de las
distintas áreas de la empresa.
e. Indican las interrelaciones con otras
áreas de trabajo.
f. Permiten que el personal operativo
conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades
de rutina.
g. Permiten una adecuada coordinación de
actividades a través de un flujo eficiente de la información.
h. Proporcionan la descripción de cada una
de sus funciones al personal.
i. Proporcionan una visión integral de la
empresa al personal.
j. Se establecen como referencia
documental para precisar las fallas, omisiones y desempeños de los empleados
involucrados en un determinado procedimiento.
k. Son guías del trabajo a ejecutar.
Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.
Elaboración
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes
pasos:
- Definir el contenido:
· Introducción.
· Objetivos.
· Áreas de aplicación.
· Responsables.
· Políticas.
· Descripción de las
operaciones.
· Formatos.
· Diagramas de flujo.
· Terminología.
- Recopilación de información.
- Estudio preliminar de las
áreas.
- Elaboración de inventario de
procedimientos.
- Integración de la
información.
- Análisis de la información.
- Graficar los procedimientos.
- Revisión de objetivos,
ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
- Implantación y
recomendaciones para la simplificación de los procedimientos.
· Las fuentes de
información más comunes son:
Archivos de la
empresa.
Directivos,
ejecutivos asesores y empleados.
· Los métodos para
compilar la información son:
Encuestas.
Investigación
documental.
Observación directa.
Recomendaciones generales de presentación
· La presentación es
muy importante, para lo cual hay que considerar:
a. Logotipo.
b. Nombre de la empresa.
c. Lugar y fecha de
elaboración.
d. Responsables de la revisión y
autorización.
e. Índice con la relación de capítulos que
forman el manual.
f. Carátula, portada,
índice general, introducción, parte sustancial del manual, diagramas y anexos.
g. Formatos de hojas intercambiables para
facilitar su revisión y actualización en tamaño carta u oficio.
h. Utilizar el método de
reproducción en una sola cara de las hojas.
i. Utilizar separadores
de divisiones para los capítulos y secciones del manual.
Revisión, aprobación, distribución e implantación
Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que
la información esté completa, que sea veraz y no tenga
contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para
su impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben
tenerlo. Para implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado
de realizar las actividades.
Actualización
Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados.
Mediante revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la
operación.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario